Voor mijn mede kantoortijgers die met zeven tabbladen, twee registratiesystemen, MS Teams, de mailbox, Word en twee telefoons naast elkaar werken. Vaak met muziek op de achtergrond en dan nog trots zijn dat we zo goed kunnen 'multitasken'. Het is tijd om onze manier van werken eens grondig te herzien.

'Mijn hoofd zit zo vol'

Een uitspraak die mij regelmatig ter oren komt: 'Mijn hoofd zit zo vol.'

’s Avonds niet tot rust kunnen komen, een doorlopende stroom van gedachten die door je hoofd gaat en een slechte concentratie. Allemaal zaken waar velen van ons over klagen. 

Wij zoeken dan graag naar oplossingen buiten ons, waarbij we zelf niet al te veel hoeven te veranderen.

Geef me een rustgevende pil, een betere werkomgeving, een andere baan, minder taken of leukere collega’s.

In sommige gevallen kan het probleem inderdaad buiten jezelf liggen en dan is het zaak om daar iets aan te doen. Maar persoonlijk ben ik ervan overtuigd dat als het gaat om het ervaren van meer rust in ons werk, dat wij eerst zelf aan zet zijn.

Multitasken, de grote leugen

Jarenlang was ik zowaar trots op mijn ‘vermogen’ om te multitasken. Of het nou thuis was of op werk, ik vond het heerlijk om tien dingen tegelijk te doen. Alles liefst in combinatie met een lekker muziekje op de achtergrond. Tot je op een gegeven moment elke avond hyper in bed ligt omdat je brein non-stop overspoeld wordt met prikkels.

Jouw lichaam is in een constante staat van stress en zal daar niet ineens mee ophouden omdat jij nu toevallig in bed ligt.

Inmiddels is ook bekend dat multitasken eigenlijk helemaal niet bestaat. Niemand kan meerdere dingen tegelijk doen. In feite is jouw brein gewoon steeds van het een naar het ander aan het hoppen. Stel je bent aan het koken en aan het bellen, de muziek staat aan en jouw kind is in de zelfde ruimte aan het spelen. Dan zal jouw aandacht steeds verspringen van het een naar het ander. Hetgeen waar jouw aandacht op dat moment niet is, doe je op de automatische piloot. 

Wie dus zegt goed te zijn in multitasken, moet zich beseffen vooral goed te zijn in het snel verleggen van de focus. De vraag is of dit iets is om blij mee te zijn?

Tips om zelf mee aan de slag te gaan

Natuurlijk heb ik een aantal tips die kunnen helpen als je je herkent in het plaatje dat ik hierboven heb geschetst. Begin altijd eerst bij jezelf en kijk wat je anders kunt doen om in dit geval meer rust te creëren in je manier van werken. Is dat niet voldoende, dan kun je altijd nog aan de bel trekken.

Één voor één

Een hele belangrijke en zeer onderschatte manier is om taken, waar mogelijk, een voor een te doen in plaats van simultaan. Begin aan een taak en rond deze af voor je aan iets nieuws begint. Wij mensen hebben namelijk graag een voldaan gevoel. Dat gevoel ervaar je sterker wanneer je gefocust werkt aan een taak en dit ook afrond, dan wanneer je de hele dag van alles door elkaar doet en niet meer goed weet wat je nou eigenlijk gedaan hebt.

Ik ervaar zoveel meer rust als ik op een dag een aantal taken kies en die ook daadwerkelijk een voor een afrond.

Pauze momentjes

Een open deur en toch doen veel mensen het niet. Het heeft geen enkele zin om vier uur lang achter elkaar door te werken. Neem pauzes tussendoor. Zeker als je achter een computer zit. Ga minimaal ieder uur even je benen strekken. Loop naar buiten. Doe een paar rek- en strekoefeningen. Haal wat te drinken.

Er is veel onderzoek naar gedaan en keer op keer wordt bevestigd dat ons brein beter functioneert en de concentratie, motivatie maar ook de creativiteit toeneemt als we regelmatig pauzeren en vooral bewegen tussendoor.

Zo min mogelijk afleiding

Muziek op de achtergrond, mailbox open waardoor ieder binnenkomend mailtje gelijk jouw blik vangt, de vergader-app open, telefoons die meldingen geven van appjes en binnenkomende oproepen. Je zou voor de grap eens moeten tellen hoeveel prikkels dit oplevert in een paar minuten tijd. Het loont enorm om jouw mailbox af te sluiten als je met andere dingen bezig bent. Je telefoons op stil te zetten en vooral even weg te leggen zodat ze niet binnen grijpafstand liggen. Andere schermen die niet relevant zijn weg te klikken.

Dit zorgt ervoor dat je niet steeds gestoord wordt tijdens het uitvoeren van een taak.

Je hoeft echt niet 24/7 bereikbaar te zijn en iedere mail of app direct te beantwoorden.

Blokken in je agenda

Nog iets dat mij veel rust heeft opgeleverd is blokken reserveren in mijn agenda voor verschillende taken. Ik werk vier dagen waarvan ik sinds een tijdje de woensdag standaard in mijn agenda heb staan ‘afspraken alleen in overleg’. Wat er op neer komt dat ik op die dag nauwelijks afspraken heb staan.

Ik heb namelijk behoefte aan een dag waarop ik mij volledig kan storten op taken die veel concentratie vragen. Dat lukt mij niet als ik iedere twee uur een overleg heb staan.

Het laatste uur van de werkdag staat in mijn agenda geblokt voor het bijwerken van mijn mailbox. Mailtjes beantwoorden is een prima taak om je dag mee te eindigen. Grote en ingewikkelde taken kun je het beste aan het begin van je werkdag doen, wanneer je nog fris bent.

Elke dag komen er weer nieuwe taken bij. Voorheen voelde ik me dan min of meer gedwongen om er meteen iets mee te doen. Nu beoordeel ik de prioriteit en plan ik direct een blok in mijn agenda voor die specifieke taak. Of het nu gaat om iets heel kleins of iets dat uren kost, alles plan ik vooruit in en ik hou me er ook aan. Volgende week, volgende maand of misschien pas over een paar maanden. Het geeft overzicht en rust, want ik weet dat de taak op het juiste moment uitgevoerd gaat worden dus ik kan het nu loslaten.

Zo kun je voor jezelf dus jouw agenda inrichten naar wat voor jou een goede balans is.

Tijd tussen je overleggen

Heb jij ook dagen dat je ene digitale overleg om 12:00 uur eindigt en je volgende overleg om 12:00 uur begint. En dat dan een paar uur achter elkaar? Geen tijd voor een eet, drink of plaspauze? Een goede tip die iemand mij gaf is om zelf je overleggen om bijvoorbeeld vijf minuten over het hele uur te plannen. Dus starten om 12:05 uur bijvoorbeeld. 

Je kunt je voornemen om niet uit te lopen, maar in de praktijk blijkt dat vaak een uitdaging. 

Op deze manier geef je jezelf wat speelruimte.

Delegeren/Loslaten

Ben jij ook het type persoon dat iets liever zelf en goed doet dan dat je het aan een ander over laat? Stop daar dan alsjeblieft vandaag nog mee! Ook ik trapte jarenlang in die valkuil. Want ja, wie kan het nou zo goed als ikzelf? Maar ondertussen wel klagen dat ik het zo druk heb en dat anderen geen verantwoordelijkheid nemen.

Ik leer steeds beter delegeren en nee, daar hoef je geen leidinggevende functie voor te hebben. Het gaat erom dat je verantwoordelijkheden legt waar ze horen. Soms is dat bij jezelf en soms bij een ander. Geef duidelijk aan dat je deze taak bij de ander neerlegt, wat je precies verwacht  en laat het dan los. Jouw deel is gedaan en geef mensen de ruimte om hun eigen verantwoordelijkheidsgevoel te voelen. Dat doen ze niet als ze weten dat jij het toch wel van ze overneemt.

Met de bezem door je to-do-list

Tot slot heb ik mede dankzij twee collega’s ook opnieuw leren kijken naar hoe belangrijk een taak nou echt is. Ik doe graag dingen goed en volledig. Als mijn leidinggevende iets van mij vraagt komt het niet zo snel in me op om nee te zeggen. Maar toch loont het om ook hier kritischer naar te kijken.

Je kunt jezelf de vraag stellen ‘valt er iemand om als ik deze taak niet vandaag afmaak’. Meestal is het antwoord namelijk 'nee'.

We maken zaken snel heel groot en belangrijk, maar als je er even met een ander licht op schijnt, valt het negen van de tien keer reuze mee.

Genoeg opties dus waar jij mee aan de slag kunt. Het vergt aanvankelijk misschien even wat discipline, maar geloof me, het is het waard!